PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG
Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương Pervns ( Personnel VienNam Software) giải pháp tổng thể trong lĩnh vực quản lý nhân sự tiền lương đáp ứng nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, được xây dựng trên mô hình quản trị nguồn nhân lực phổ biến đã được triển khai và áp dụng tại các doanh nghiệp.
Pervns sử dụng công nghệ tiên tiến nhất (.Net, SQL Server) , đáp ứng được tất cả các mô hình quản lý của doanh nghiệp giúp giảm nhẹ công việc tác nghiệp của người quản lý nhân sự , chi phí điều hành, đưa ra các chính sách phù hợp và kịp thời cho doanh nghiệp.
I. MÔ HÌNH QUẢN LÝ
II. CHỨC NĂNG CHÍNH PERVNS
1. Phân hệ quản lý nhân sự
a) Quản lý thông tin chi tiết cá nhân : Mã số nhân viên, Sơ yếu lý lịch, Họ tên, bí danh, ngày sinh, nơi sinh, dân tộc, tôn giáo, số bảo hiểm , số CMND, quê quán, hộ khẩu thường trú, nơi ở hiện tại, điện thoại liên hệ, ảnh nhân sự, trình độ văn hoá, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, chức danh công tác …
b) Quản lý thông tin chi tiết về quan hệ gia đình : bố mẹ, anh chị em ruột, vợ chồng con cái... của mỗi cán bộ.
c) Quản lý quá trình công tác / tuyển dụng :
- Phẩm chất đạo đức, ý thức trách nhiệm, tính kỷ luật, kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm công tác, uy tín công tác, nghề nghiệp trước khi được tuyển dụng vào công ty.
- Quản lý chi tiết hồ sơ ứng viên khi tham gia tuyển dụng
- Chi tiết nội dung quá trình phỏng vấn ( sao lưu cho lần sử dụng sau)
- Không phải nhập lại hồ sơ khi ứng viên đã được tuyển dụng là nhân viên chính thức của công ty ( chương trình sẽ tự cập nhật)
- Theo dõi quá trình thuyên chuyển nhân sự trong công ty (tiểu sử làm việc tại công ty trong thời gian qua)
- Truy vấn tại thời điểm bất kỳ nhân viên đang công tác tại bộ phận nào…
d) Quản lý đào tạo :
- Quản lý diễn biến quá trình đào tạo cho đội ngũ cán bộ nhân viên công ty, trình độ học vấn, trình độ ngoại ngữ, trình độ lí luận chính trị và quản lý các học hàm, học vị được phong tặng.
- Theo dõi quá trình đào tạo và chi phí công tác đào tạo ( bao gồm tổng chi phí ; chi phí tạm ứng và thanh toán chi phí đào tạo của từng nhân viên).
e) Quản lý diễn biến lương :
- Diễn biến lương và quản lý quá trình hưởng phụ cấp của nhân sự,
- Thông tin số người đang giữ mức lương chuyên viên đủ 3 năm và thang bậc lương đang hưởng, in ra mọi thông tin có liên quan để lập danh sách đề nghị xét nâng bậc in theo mẫu…
- Đưa ra số nhân sự có cùng mức lương (in ra mọi thông tin có liên quan).
- Đưa ra số nhân sự đủ thời gian lên lương và hệ số tiền lương đang hưởng nhưng chưa được lên lương mới.
- Điều chỉnh lương theo hàng năm nhân sự được lên lương…
f) Quản lý BHXH/BHYT :
- Theo dõi quyền lợi của người lao động tham gia BHXH/BHYT
- Theo dõi chế độ nghỉ ốm đau, thai sản, nghỉ phép, và các chế độ nghỉ phép.
g) Quản lý chi tiết về hợp đồng lao động :
- Hợp đồng thử việc; chính thức có xác định thời gian hoặc không có thời gian
- Theo dõi gia hạn hoặc kết thúc hợp đồng lao động.
- Quản lý nhân viên đã thôi việc...
Phân hệ này cho phép quản lý thời gian làm việc của cán bộ, nhân viên một cách chi tiết đến từng hoạt động cụ thể trong từng ngày, và thực hiện việc chấm công một cách tự động.
Hệ thống được kết nối, trao đổi số liệu với các hệ thống quản lý ra vào thông qua hệ thống dấu vân tay, thẻ từ.. Ngoài ra phân hệ này cũng tích hợp sẵn sàng với việc chấm công bằng tay từ file excel.
- Tính toán số ngày / giờ công của nhân viên dựa vào máy chấm công ( chấm công theo sổ sách kế toán)
- Quản lý chuyên cần : Đi trễ, về sớm.
- Quản lý sắp xếp và tổ chức phân ca làm việc ( Định nghĩa các ca làm việc )
- Tính toán ngày công của nhân viên để biết được nhân viên đó làm được bao nhiêu ngày trong tháng và bao nhiêu giờ tăng ca trong ngày…
- Quản lý danh sách nhân viên đăng ký làm thêm giờ.
- Đánh giá năng suất làm việc của nhân viên trong tháng…
3. Phân hệ tính lương :
Quản lý thông tin về lương, thu nhập và các khoản thu nhập khác của cán bộ, nhân viên một cách tự động. Tất cả các thông tin như bậc lương, hệ số lương,…được đưa vào chương trình và dễ dàng sửa đổi khi cần; phân hệ cũng tích hợp sẵn sàng với hệ thống Tài chính kế toán để kết chuyển các thông tin về lương theo định kỳ.
- Tính lương nhân viên văn phòng theo giờ hành chính;
- Chương trình tự động tính các khoản lương, thưởng…;
- Tính lương các nhân viên hưởng lương theo chế độ khoán sản phẩm;
- Tính giá trị tiền lương được hưởng căn cứ trên số lượng và đơn giá của sản phẩm;
- Tính toán và phân bổ các khoản lương, thưởng theo hệ số công việc của từng nhân viên;
- Tính lương các nhân viên trực tiếp sản xuất, theo từng công đoạn;
- Cập nhật các công đoạn hoàn thành của từng nhân viên;
- Tính lương các cán bộ điều hành, quản lý trực tiếp
- Cập nhật ngày công thực tế làm việc, nghỉ phép, nghỉ ốm..;
- Quản lý các khoản thu nhập khác và nghĩa vụ của người lao động: Các khoản thưởng đột xuất, lễ, tết, trích nộp thuế, thu nhập cá nhân, BHXT…
4. Phân hệ quản trị:
Cơ sở dữ liệu được tập trung ở máy chủ. Các phân hệ cùng chia sẻ dữ liệu để hoạt động. Mỗi phân hệ có thể được sử dụng bởi nhiều người dùng cùng lúc. Việc phân quyền người dung và thiết lập cấu hình hệ thống được thực hiện bởi phân hệ quản trị.
- Quản lý danh mục dùng chung : Chỉ cập nhật một lần và dùng chung cho toàn bộ hệ thống; ( Danh mục bằng cấp, kỹ năng, trình độ ngoại ngữ…)
- Quản lý phân quyền và bảo mật hệ thống.
· Phân quyền chức năng và phân quyền dữ liệu;
· Quản lý người dùng đăng nhập hệ thống;
· Quản lý người dùng, nhóm người dùng;
· Phân quyền cho người dùng cập nhật dữ liệu
· Phân quyền người dùng xem tính năng và khai thác tính năng chương trình
· Thay đổi mập khẩu người dùng
III. MẪU BÁO CÁO VÀ THÔNG KÊ DỮ LIỆU.
Hệ thống báo cáo của phần mềm Pervns sẽ đáp ứng các yêu cầu trong quản lý nhân sự của doanh nghiệp.
- Kế xuất thông tin ra bảng tính Excel, HTML, DHTML,...
- In ra danh sách CBCNV.
- In thông tin chi tiết của từng nhân viên
- In tổng số lao động nam , nữ trong doanh nghiệp.
- Các mẫu báo cáo nội bộ:
· Bảng lương theo bộ phận, từ nhân viênà Phiếu lương
· Bảng lương tăng ca;
· Bảng lương phụ cấp;
· Bảng lương tạm ứng;
· Các khoảng phụ cấp khác;
· Báo cáo chấm công vào / ra
· Chi tiết ngày công của từng nhân viên / bộ phận, tổng hợp ngày công, giờ công…
- Các mẫu báo cáo nhà nước :
· Báo cáo bảo hiểm xã hội;
· Báo cáo thuế thu nhập cá nhân hàng tháng;
· Báo cáo quyết toán thuế thu nhập cá nhân cuối năm…
- Báo cáo tổng hợp thanh toán tiền lương cho toàn bộ công ty
- Báo cáo tình hình nghỉ phép
- Các báo cáo thông kê tổng quỹ lương của từng bộ phận so với các tháng trước, năng suất.. và sản lượng…
- Các báo cáo quản trị theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
IV. CÁC TIỆN ÍCH KHÁC
- Nhắc nhở gia hạn visa
- Nhắc nhở sinh nhật cán bộ nhân viên
- Email bảng lương đến từng cán bộ nhân viên…
V. YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG
|
Môi trường
|
Windows 98, NT, 2K, XP
|
|
Công cụ và ngôn ngữ phát triển
|
.NET Framework 2.0, C#
|
|
Hệ quản trị CSDL
|
Microsoft SQL Server 2000 hoặc 2005
|
|
Công cụ hỗ trợ giám sát và thiết kế quy trình phát triển phần mềm
|
Ration Unified Process
Ration Rose
|
|
Công cụ lập mô hình
|
Microsoft Visio
|
|
Công cụ lập tài liệu
|
Microsoft Office
Ration SoDa
|
|
Công cụ quản lý mã nguồn
|
MS SourceSafe
|
Máy chủ được trang bị phải thỏa mãn các yêu cầu sau:
|
Hỗ trợ ngôn ngữ lập trình
|
.NET Framework 2.0
|
|
|
Hệ điều hành
|
Windows 2000 Server SP4/ Windows Server 2003 SP1
|
|
|
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
|
MS SQL 2000/2005
|
|
|
CPU Pentium IV, tốc độ 3.x Ghz, Ram 512, HDD 80G
|
|
|
|
….
|
|
|
3 Yêu cầu đối với máy trạm
|
Hỗ trợ ngôn ngữ lập trình
|
.NET Framework 2.0
|
|
|
Hệ điều hành
|
Windows 98/ XP SP2/ 2000 Server SP4/ 2003 Server SP1
|
|
|
CPU Pentium III
Bộ nhớ 258 MB RAM
Đĩa cứng tối thiểu 40Gb
|
|
|
V.I GIẢI PHÁP KỸ THUẬT
1. Kết nối từ xa (Remote Access)
Hình sơ đồ tổng thể
WAN / Internet: Mạng diện rộng (Building).
LAN: Mạng nội bộ (office)
Ở đây chúng ta tổ chức một Centralized Dta Store và nhiều Localized Data Store.
Việc truy xuất Data giữ Centralized Data và Localized Data sẽ thông qua nhiều bộ đệm Synchronization để đồng bộ hóa data.
Truy xuất thông qua các bộ đệm nhằm thống nhất dữ liệu trách gây ra các lỗi về data và tăng tính bảo mật.
Với thiết kể cơ sở dữ liệu phân tán hệ thống có thể hoạt động tốt trên n mạng LAN khác nhau.
Hình sơ đồ luôn chuyển trong mạng LAN.
Application Module: Là các ứng dụng quản lý cụ thể, sẽ được lập trình theo yêu cầu.
Các Module ứng dụng (Application Module) sẽ truy xuất dữ liệu từ Localized DataStore để xử lý khi có yêu cầu, sau đó trả lại kết quả đã xử lý vào Localized data Store.
Các Reporting Application sẽ truy xuất vào Localized Data Store để lấy Data cần thiết.
Mỗi Localized Data Store sẽ tập trung các Data của một mạng LAN đó.
Trong một mạng LAN có nhiều Application (Quản Lý nhân sự tiền lương, Quản lý thương mại, Bán hàng, Kho, kế toán…)
Hình sơ đồ trao đổi Data giữa các mạng LAN
Mỗi mạng LAN có một Localized Data Store, việc trao đổi Data sẽ phải thông qua bộ đệm làm đồng bộ hóa dữ liệu gọi là Synchronization Controller.
Việc đồng bộ hóa Data là cần thiết để đảm bao an toàn về mật dữ liệu và tăng tính bảo mật (Firewall).
Synchronization Controller: Sẽ được lập trình cụ thể theo yêu cầu thực tế.
Hình Sơ đồ truy xuất DATA của mạng LAN
Khi có một yêu cầu truy xuất từ bên ngoài (reporting Application) truy xuất vào mạng LAN, phải thông qua bộ đệm (Reporting Service) sử lý và reporting service sẽ làm cầu nối cho tiến trình này, không cho phép Reporting Application truy xuất trực tiếp đến Data Store.
Reporting Data Service: sẽ được lập trình theo yêu cầu cụ thể , sẽ được xây dựng theo mô hình client - server trên cơ sở kiến trúc 3 tầng ( 3-tier). Có 2 hướng để xây dựng giao diện người dùng:
· Giao diện Web.
· Giao diện Windows.
Việc thiết kế giao diện người dùng dựa trên giao diện windows sẽ giúp cho người thao tác nhanh và tiện ích hơn, sử dụng hotkey dễ dàng hơn. Dưới đây sẽ là mô tả kỹ thuật của hệ thống theo hướng tiếp cận dựa trên nền web.
Vì vậy Viễn Nam chọn hướng xây dựng giao diện Windows.
Riêng phần reporting sẽ xây dựng theo giao diện web để thuận tiện cho việc truy xuất các báo cáo từ xa.
2. Quản trị hệ thống
Hình Mô hình quản trị.
- Module này dành cho người quản trị hệ thống quản lý người sử dụng. Cập nhật vai trò và quyền hạn sử dụng của từng người dùng.
- Mỗi người sử dụng chỉ được xem và cập nhật thông tin ở những chức năng mà người quản trị đã phân cho, tương ứng với vai trò của mỗi người trong công việc.
Hình Sơ đồ luân chuyển đăng nhập.
- Khi người sử dụng truy cập hệ thống, phải nhập vào tên và mật mã của mình để hệ thống có thể xác định vai trò của nhân viên sử dụng.
- Nếu tên và mật mã đúng, người sử dụng sẽ được đưa đến trang chủ để có thể bắt đầu sử dụng các chức năng trong hệ thống. Ngược lại, nếu tên và mật mã sai, người sử dụng sẽ phải quay lại trang login để gõ chính xác tên và mật mã của mình.
- Mỗi nhân viên sử dụng đều phải có trách nhiệm bảo vệ giữ kín mật mã của mình. Các thao tác truy xuất cập nhật thông tin của người sử dụng đều được hệ thống ghi nhận.
Hình Sơ đồ xử lý đăng nhập.
- Sau khi người sử dụng đã đăng nhập thành công, hệ thống sẽ kiểm tra vai trò của người sử dụng và đưa người sử dụng đến trang chủ với những chức năng mà người sử dụng này có quyền truy cập.
- Khi người sử dụng truy cập một chức năng nào đó, hệ thống sẽ kiểm tra sự hợp lệ của vai trò người sử dụng này với chức năng đó. Người sử dụng chỉ được truy cập sử dụng một chức năng mà đã được người quản trị phân quyền cho.
VII. CHI PHÍ
TBD
Trong sự hợp tác và phát triển
Mọi thông tin xin vui long liên hệ :
Nguyễn Đức Thuận
Trưởng phòng kinh doanh
ĐTDĐ: 0983 890 567
Email: thuan@viennam.com
Cty TNHH TM&DV Phát triển phần mềm Viễn Nam
Địa chỉ: E30 Nguyễn Oanh, P. 17, Q. Gò Vấp, TPHCM
ĐT: (84-8) 3984 6461 - 62576674 - 22164050
Fax: (84-8) 3989 5966
Website: http://www.viennam.com